AVISO DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD de POSITIVE CHANGE COUNSELING CENTER
ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO SE PUEDE UTILIZAR Y DIVULGAR LA INFORMACIÓN MÉDICA SOBRE USTED Y CÓMO PUEDE ACCEDER A DICHA INFORMACIÓN. POR FAVOR, LÉALO DETENIDAMENTE.
Explicación del formulario. Positive Change Counseling Center (la "Consulta") maneja información de salud personal ("PHI", por sus siglas en inglés) sobre usted; la forma en que se maneja dicha información está regulada por la ley, incluida la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico de 1996 ("HIPAA") y, para los registros de tratamiento de trastornos por consumo de sustancias ("SUD"), la norma 42 CFR Parte 2 ("Parte 2"). La Consulta no ofrece tratamiento para trastornos por consumo de sustancias como un programa de la Parte 2 con asistencia federal. Sin embargo, durante el tratamiento, la Consulta puede recibir registros de proveedores de atención médica que sí son programas de la Parte 2. Cuando la Consulta recibe dichos registros, solo esos registros específicos quedan sujetos a las protecciones adicionales de la norma 42 CFR Parte 2. Para cumplir con la ley, la Consulta le solicita que confirme por escrito la recepción de este aviso.
Tipos de usos y divulgaciones. La Consulta puede utilizar o divulgar su información de salud personal (PHI) por los motivos descritos en este Aviso, incluidos, entre otros, el tratamiento, el pago y las operaciones de atención médica, sin necesidad de su autorización (consulte más adelante la sección sobre el tratamiento especial de los registros relacionados con trastornos por consumo de sustancias o SUD). El tratamiento incluye consultas, diagnósticos, prestación de atención y derivaciones. El pago abarca todas las gestiones necesarias para la facturación y el cobro, como el procesamiento de reclamaciones. Las operaciones de atención médica incluyen las actividades que realiza la Consulta para evaluar la calidad de la atención, capacitar al personal y gestionar el funcionamiento del centro. A continuación, se presentan algunos ejemplos de estas divulgaciones.
Ejemplos de divulgación para fines de tratamiento. El consultorio puede divulgar su información de salud protegida (PHI, por sus siglas en inglés) a un especialista médico, un hospital u otros proveedores para ayudarles a diagnosticar y tratar una lesión o enfermedad. El consultorio puede utilizar su PHI para enviarle (por teléfono, correo electrónico, mensaje de texto u otros medios de comunicación electrónica) información y/o recordatorios sobre próximas citas, renovaciones de recetas y otros aspectos relacionados con su atención y tratamiento, incluida información sobre productos o servicios relacionados con la salud que ofrece el consultorio. El consultorio también puede utilizar o divulgar su PHI para recomendar tratamientos, terapias, proveedores de atención médica o entornos de atención alternativos. La divulgación para fines de tratamiento puede implicar la comunicación con proveedores de atención médica y otras personas no afiliadas a nosotros. También podemos compartir su información de salud con personas o entidades ajenas al consultorio que participan en su atención, tales como médicos tratantes, proveedores de atención médica a domicilio, farmacias, consultores médicos o farmacéuticos y familiares.
Ejemplo de divulgación para fines de pago. El consultorio puede divulgar su PHI cuando su compañía de seguros requiera dicha información antes de pagar por sus servicios de atención médica.
Ejemplos de uso para operaciones de atención médica. Podemos utilizar y divulgar su información de salud, incluida la PHI, fuera del consultorio para fines relacionados con nuestras operaciones de atención médica, incluidos los procesos de operaciones asistidos por inteligencia artificial (IA), como la transcripción médica. Estas actividades respaldan la gestión eficiente del consultorio y nos ayudan a mejorar la calidad de la atención al paciente. Por ejemplo, podemos utilizar su información de salud para evaluar la atención que se le brinda y el desempeño de nuestro personal. Además, podemos analizar información de salud de múltiples pacientes para identificar oportunidades de nuevos servicios, determinar la necesidad de servicios existentes o evaluar la eficacia de determinados tratamientos. También podemos compartir información con médicos, enfermeros, técnicos, estudiantes de medicina y otras personas dentro del consultorio con fines de capacitación y mejora de la calidad. Al compartir datos con terceros para investigación o análisis, podemos eliminar cualquier información que lo identifique para garantizar la protección de su privacidad, o podemos exigir a dichos terceros que lo hagan. El consultorio puede utilizar su PHI al contratar nuevo personal cuya capacitación requiera información sobre las necesidades médicas de nuestros pacientes.
Otros usos y divulgaciones. El consultorio también puede utilizar o divulgar su información de salud protegida (PHI, por sus siglas en inglés) en las siguientes situaciones sin su autorización. Estas situaciones incluyen:
Según lo exige la ley. El consultorio puede utilizar o divulgar su PHI en la medida en que dicho uso o divulgación sea requerido por ley. El uso o la divulgación se realizará en cumplimiento de la ley y se limitará a los requisitos legales pertinentes.
Salud pública y supervisión sanitaria. El consultorio puede divulgar PHI para actividades y fines de salud pública a una autoridad de salud pública autorizada por ley para recopilar o recibir dicha información. La divulgación se realizará con el fin de controlar enfermedades, lesiones o discapacidades. El consultorio también puede divulgar PHI, si así lo indica la autoridad de salud pública, a otra agencia gubernamental que colabore con dicha autoridad. Asimismo, el consultorio puede divulgar PHI a una agencia de supervisión sanitaria para actividades autorizadas por ley, tales como auditorías, investigaciones e inspecciones. Entre las agencias de supervisión que solicitan esta información se incluyen aquellas que supervisan el sistema de atención médica, los programas de beneficios gubernamentales, otros programas regulatorios gubernamentales y las leyes de derechos civiles.
Enfermedades transmisibles. El consultorio puede divulgar su información de salud protegida, si la ley lo autoriza, a una persona que pueda haber estado expuesta a una enfermedad transmisible o que, de otro modo, corra el riesgo de contraer o propagar la enfermedad o afección.
Abuso o negligencia. El consultorio puede divulgar su PHI a una autoridad de salud pública autorizada por ley para recibir informes sobre abuso o negligencia infantil, así como otros tipos de abuso o negligencia. Además, el consultorio puede divulgar PHI a la entidad o agencia gubernamental autorizada para recibir dicha información si considera que usted ha sido víctima de abuso, negligencia o violencia doméstica. En este caso, la divulgación se realizará de conformidad con la legislación aplicable.
Administración de Alimentos y Medicamentos (FDA). El consultorio puede divulgar su PHI a una persona o empresa obligada por la Administración de Alimentos y Medicamentos (FDA) a informar sobre eventos adversos, defectos o problemas de productos, desviaciones en productos biológicos o realizar el seguimiento de productos; a facilitar la retirada de productos del mercado; a efectuar reparaciones o reemplazos; o a llevar a cabo la vigilancia posterior a la comercialización, según corresponda.
Procedimientos legales. El consultorio puede divulgar información de salud protegida (PHI) en el curso de cualquier procedimiento judicial o administrativo, en respuesta a una orden de un tribunal o de un órgano administrativo (en la medida en que dicha divulgación esté expresamente autorizada) y, bajo determinadas condiciones, en respuesta a una citación, una solicitud de exhibición de pruebas (*discovery*) u otro procedimiento legal.
Fuerzas del orden. El consultorio también puede divulgar información de salud protegida (PHI, por sus siglas en inglés) con fines relacionados con las fuerzas del orden, siempre que se cumplan los requisitos legales aplicables. Estos fines incluyen: (1) procesos legales o situaciones exigidas por ley; (2) solicitudes de información limitada con fines de identificación y localización; (3) casos relacionados con víctimas de delitos; (4) sospecha de que la muerte se produjo como resultado de una conducta delictiva; (5) casos en los que se comete un delito en las instalaciones del consultorio; y (6) emergencias médicas fuera de las instalaciones donde es probable que se haya cometido un delito.
Forenses, directores de funerarias y donación de órganos. El consultorio puede divulgar información de salud protegida a un forense o médico examinador con fines de identificación, para determinar la causa de la muerte o para que dicho funcionario realice otras funciones autorizadas por ley. El consultorio también puede divulgar información de salud protegida a un director de funeraria, según lo autorizado por ley, para permitirle desempeñar sus funciones. El consultorio puede divulgar dicha información ante una previsión razonable de muerte. La información de salud protegida puede utilizarse y divulgarse con fines de donación de órganos, ojos o tejidos de cadáveres.
Investigación. El consultorio puede utilizar o divulgar su información de salud protegida con fines de investigación, cumpliendo con las leyes y normativas aplicables. La investigación ayuda a mejorar la salud pública y a avanzar en el conocimiento médico. Antes de utilizar o divulgar su información de salud para fines de investigación, el proyecto debe someterse a un proceso de aprobación especial. Este proceso garantiza que los investigadores utilicen o divulguen únicamente la información mínima necesaria y adopten medidas para proteger su privacidad. En ciertos casos, es posible que no se requiera su autorización para fines de investigación, como cuando:
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- La investigación ha sido revisada y aprobada por una Junta de Revisión Institucional (IRB) o una Junta de Privacidad que determina que la investigación conlleva un riesgo mínimo para su privacidad.
- La información de salud es necesaria para la investigación, pero se eliminan los datos de identificación (p. ej., nombre, dirección) para proteger su identidad.
- El uso o la divulgación son exigidos por ley o necesarios para fines de salud pública, como la evaluación de la eficacia de un tratamiento.
Si la investigación implica su participación personal, es posible que se le solicite firmar un formulario de autorización específico antes de que se utilice o divulgue su información de salud.
Actividad delictiva. De conformidad con las leyes federales y estatales aplicables, el consultorio puede divulgar su información de salud protegida (PHI) si considera que dicho uso o divulgación es necesario para prevenir o mitigar una amenaza grave e inminente para la salud o la seguridad de una persona o del público. Asimismo, el consultorio puede divulgar dicha información si resulta necesario para que las autoridades encargadas de hacer cumplir la ley identifiquen o detengan a una persona.
Actividad militar y seguridad nacional. Cuando se den las condiciones adecuadas, el consultorio puede utilizar o divulgar información médica protegida (PHI, por sus siglas en inglés) de personas que sean miembros de las Fuerzas Armadas: (1) para actividades consideradas necesarias por las autoridades de mando militar competentes; (2) con el fin de que el Departamento de Asuntos de los Veteranos determine la elegibilidad para recibir beneficios; o (3) a una autoridad militar extranjera si usted es miembro de dichas fuerzas armadas extranjeras. El consultorio también puede divulgar información médica protegida a funcionarios federales autorizados para llevar a cabo actividades de seguridad nacional e inteligencia, incluida la prestación de servicios de protección al Presidente o a otras personas legalmente autorizadas.
Compensación para trabajadores. El consultorio puede divulgar información médica protegida según lo autorizado para cumplir con las leyes de compensación para trabajadores y otros programas similares establecidos por ley.
Reclusos. El consultorio puede utilizar o divulgar información médica protegida si usted es recluso de un centro penitenciario y su médico generó o recibió dicha información durante la prestación de atención médica.
Usos y divulgaciones obligatorios. Conforme a la ley, el consultorio debe realizar divulgaciones a usted y cuando así lo requiera el Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos para investigar o determinar el cumplimiento de la ley. Asimismo, el consultorio puede realizar cualquier otra divulgación exigida por la ley.
Registros de trastorno por consumo de sustancias recibidos de otros proveedores. Es posible que el consultorio reciba registros de tratamiento de trastornos por consumo de sustancias (SUD, por sus siglas en inglés) protegidos bajo la normativa "Part 2" (Parte 2) de otros proveedores de atención médica en relación con su tratamiento. Estos registros están sujetos a protecciones especiales de confidencialidad conforme a la ley federal (42 CFR Part 2). Cuando el consultorio recibe registros de la Parte 2 de otro proveedor, puede utilizarlos y divulgarlos para fines de tratamiento, pago y operaciones de atención médica únicamente después de que usted haya otorgado su consentimiento por escrito. Una vez otorgado, dicho consentimiento abarca todos los usos y divulgaciones futuros para tratamiento, pago y operaciones de atención médica, a menos que usted lo revoque por escrito. Usted tiene derecho a revocar su consentimiento en cualquier momento mediante una notificación por escrito al consultorio, salvo en la medida en que este ya haya actuado basándose en dicho consentimiento. Previa solicitud, usted tiene derecho a recibir una copia de cualquier consentimiento que haya firmado en relación con sus registros de la Parte 2. Los registros de la Parte 2 recibidos por el consultorio no pueden utilizarse para discriminarle en relación con la admisión, el tratamiento, el empleo, la vivienda, los seguros o la custodia de los hijos. Asimismo, los registros de la Parte 2 no pueden utilizarse como prueba en su contra en ningún procedimiento penal, civil, administrativo o legislativo llevado a cabo por autoridades federales, estatales o locales sin su consentimiento específico por escrito o sin una orden judicial válida conforme a la normativa 42 CFR Part 2. Cuando el consultorio divulga registros de la Parte 2 a otros proveedores o entidades, la ley federal exige que dichos registros vayan acompañados de una notificación que prohíba su posterior divulgación, salvo en los casos permitidos por la normativa 42 CFR Part 2.
Otras personas involucradas en su atención médica. A menos que usted se oponga, el consultorio puede divulgar a un miembro de su familia, un pariente, un amigo cercano o cualquier otra persona que usted identifique, aquella información de salud protegida (PHI) que esté directamente relacionada con la participación de dicha persona en su atención médica. Si usted no puede dar su consentimiento u oponerse a tal divulgación, el consultorio podrá divulgar dicha información según sea necesario, siempre que determine —basándose en su criterio profesional— que ello redunda en su mejor interés. El consultorio puede utilizar o divulgar su información de salud para notificar, o ayudar a notificar, a un familiar, representante personal o cualquier otra persona responsable de su cuidado, sobre su ubicación, estado general o fallecimiento. Por último, el consultorio puede utilizar o divulgar su información de salud a una entidad autorizada para colaborar en labores de socorro en caso de desastre y para coordinar usos y divulgaciones dirigidos a familiares u otras personas involucradas en su atención médica.
Otros usos y divulgaciones. La divulgación o el uso de su información de salud protegida (PHI) para fines distintos a los enumerados anteriormente requieren su autorización específica por escrito. Si cambia de opinión tras haber autorizado un uso o divulgación de su información, puede presentar una revocación de dicha autorización por escrito. No obstante, su decisión de revocar la autorización no afectará ni anulará ningún uso o divulgación de información que haya tenido lugar antes de que usted notificara al consultorio su decisión de revocarla. Sin su autorización, el consultorio no puede utilizar ni divulgar su información de salud con fines de marketing. El consultorio no puede vender su información de salud sin su autorización. El consultorio no puede divulgar notas de psicoterapia sin su autorización, salvo en circunstancias limitadas permitidas por la ley. El consultorio cuenta con un sistema de videovigilancia en las zonas comunes y los pasillos de sus instalaciones. El consultorio puede utilizar los videos y otras imágenes captados por el sistema de vigilancia con fines de seguridad general de las instalaciones. Se colocarán avisos informativos en los lugares donde se utilice videovigilancia. Usted tiene derecho a optar por no recibir comunicaciones del consultorio relacionadas con la recaudación de fondos en cualquier momento.
Restricciones. Usted tiene derecho a solicitar restricciones sobre el uso y la divulgación de su información de salud protegida (PHI, por sus siglas en inglés); sin embargo, en la mayoría de los casos, no estamos obligados a aceptar sus solicitudes. También puede solicitar limitaciones respecto a la información de salud que compartimos con personas involucradas en su atención o en el pago de la misma, como familiares o amigos. Del mismo modo, aunque consideraremos su solicitud, no estamos obligados a aceptarla. El consultorio solo estará sujeto a las restricciones si le notifica por escrito que las acepta. El consultorio aceptará una solicitud para restringir la divulgación de PHI a una compañía de seguros en relación con un artículo o servicio si usted paga la factura de dicho artículo o servicio en su totalidad y de su propio bolsillo, siempre que la divulgación al plan de salud tenga como fin realizar el pago o llevar a cabo operaciones de atención médica y no sea requerida por ley.
Confidencialidad. Usted tiene derecho a solicitar que el consultorio utilice únicamente medios confidenciales para comunicarse con usted acerca de su PHI. Esto significa que puede solicitar que se le entregue la PHI en un lugar determinado o de una manera que mantenga la confidencialidad de dicha información. Dicha solicitud debe presentarse por escrito, con firma y fecha. Atenderemos las solicitudes que sean razonables.
Acceso, modificación y registro de divulgaciones. Por lo general, usted puede inspeccionar u obtener copias de su información de salud protegida (PHI, por sus siglas en inglés) que conserva el centro de atención. Si el centro conserva su PHI en formato electrónico, usted tiene derecho a solicitar una copia electrónica de sus registros en un formato electrónico fácilmente reproducible. Su solicitud será revisada y, por lo general, aprobada, a menos que existan motivos legales o médicos para denegarla. Según lo permitido por la normativa federal, el centro exige que todas las solicitudes relacionadas con su PHI se presenten por escrito. Las copias solicitadas se realizarán a un costo razonable para usted (conforme a la ley), el cual deberá abonarse antes de la recogida o entrega. También puede indicar al centro que envíe una copia de su PHI a otra persona o entidad que usted designe por escrito. Usted tiene derecho a solicitar que el centro modifique la PHI que conserva. El centro puede negarse a modificar la PHI si esta es precisa, si fue creada por otra persona o si no es susceptible de ser divulgada a usted. Usted tiene derecho a consultar una lista de las divulgaciones de su PHI realizadas por el centro en un periodo de hasta 6 años anteriores a la fecha de su solicitud, excluyendo ciertas divulgaciones, como las realizadas para fines de tratamiento, pago u operaciones de atención médica. Con respecto a los registros de tratamiento de trastornos por consumo de sustancias (SUD) recibidos de programas sujetos a la normativa "Part 2", usted tiene derecho a obtener un registro de las divulgaciones de dichos documentos, incluidas las realizadas para fines de tratamiento, pago y operaciones de atención médica.
Quejas. Si desea presentar una queja sobre las prácticas de privacidad relacionadas con su PHI o sus registros médicos conservados en un centro donde recibió servicios de nuestra organización, comuníquese directamente con el Oficial de Privacidad de dicho centro. Si desea presentar una queja sobre las prácticas de privacidad de nuestra organización, o si considera que hemos vulnerado sus derechos de privacidad, debe notificarnos el asunto enviando una carta por escrito en la que exponga sus inquietudes a Positive Change Counseling Center, o bien al Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los EE. UU. En el caso de quejas relacionadas con el manejo de registros de tratamiento de SUD protegidos por la normativa "Part 2", también puede presentar una reclamación ante la Administración de Servicios de Salud Mental y Abuso de Sustancias (SAMHSA). Para comunicarse con nuestro Responsable de Privacidad, por favor envíe su queja por escrito a: Privacy Officer, Positive Change Counseling Center, 8600 La Mesa Blvd. Suite B, La Mesa, CA 91942. Para presentar una queja ante el HHS, puede comunicarse con la Oficina de Derechos Civiles (Office for Civil Rights) en línea a través de www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints/, por correo postal a U.S. Department of Health and Human Services, 200 Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201, o llamando al 1-877-696-6775. El centro no tomará represalias en su contra por presentar una queja.
Notificación de violación de la privacidad. En caso de una violación de seguridad que afecte a información de salud protegida no asegurada, si su información se ha visto comprometida, es nuestra obligación notificárselo.
Aviso de privacidad. Por ley, el consultorio está obligado a mantener la privacidad de su información de salud protegida (PHI, por sus siglas en inglés) y a proporcionarle este aviso. El consultorio debe cumplir con las políticas y prácticas de privacidad descritas en este aviso. Según lo permitido por la ley, el consultorio puede modificar o cambiar sus políticas y prácticas de privacidad en cualquier momento, incluido este aviso. Usted tiene derecho a recibir la versión más reciente de este aviso. Usted tiene derecho a recibir una copia impresa del aviso actualizado más recientemente. Si recibe o ha recibido servicios del consultorio en un centro o establecimiento (como un centro de enfermería especializada, etc.), puede solicitar una copia de este aviso al administrador de dicho centro.
Fecha de vigencia. Este aviso entra en vigor el 5 de agosto de 2026 y permanecerá vigente hasta que el consultorio lo modifique.